Cuenta de cobro: qué es y qué no es

01 Qué es

Una cuenta de cobro es un documento con el que pides que te paguen por un trabajo o un servicio que ya hiciste. La entrega quien hizo el trabajo a quien debe pagarlo.

Dice quién cobra, quién paga, por qué concepto y cuánto. Es una práctica común entre personas que trabajan por su cuenta en Colombia.

02 Qué no es

Una cuenta de cobro no es:

• —una factura electrónica de venta;
• —un documento equivalente a la factura. La DIAN lo dice de forma expresa: «la cuenta de cobro no es un documento equivalente a la factura de venta» [2];
• —un documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. Ese es otro documento, y no lo haces tú (sección 04).

Por eso, si tienes la obligación de facturar, la cuenta de cobro no la reemplaza.

03 No ser responsable de IVA no significa, por sí solo, no tener que facturar

Es común pensar que quien no es responsable de IVA puede entregar una cuenta de cobro en lugar de una factura. No es tan simple. Según la DIAN, la obligación de facturar aplica «independientemente de su calidad de contribuyentes o no del impuesto sobre las ventas» [1].

Quiénes no están obligados a facturar lo define la norma en una lista cerrada [1]. Si tu caso no está en esa lista, debes facturar, aunque no seas responsable de IVA.

Si estás obligado a facturar, una cuenta de cobro no reemplaza la factura. Además, si estás obligado a facturar y entregas una cuenta de cobro en su lugar, te expones a sanciones [2].

Antes de usarla, revisa tu caso con tu contador.

04 Quién genera el documento soporte

Cuando le cobras a una empresa y no estás obligado a facturar, esa empresa puede necesitar un documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. Ese documento lo genera quien paga, no quien cobra: «El comprador debe realizar este documento» [3].

La Resolución 000167 de 2021 señala quiénes deben generarlo: los compradores que son facturadores electrónicos y cumplen las demás condiciones que allí se indican [4].

Para generarlo, quien paga necesita tu nombre y tu identificación, la descripción del servicio y el valor [3]. Por eso es común que te pidan una cuenta de cobro con esos datos. La cuenta de cobro no reemplaza el documento soporte: es la información que entregas para que quien paga pueda hacerlo.

05 Lo que una cuenta de cobro suele incluir

No hay una lista oficial. En la práctica, una cuenta de cobro suele incluir lo siguiente; confirma con tu contador o con quien te paga si necesita algo más:

• ·la ciudad y la fecha;
• ·el nombre y la identificación de quien cobra;
• ·el nombre de quien paga y, si la conoces, su identificación;
• ·el concepto: qué trabajo o servicio se cobra;
• ·el valor en números y en letras;
• ·los datos para el pago;
• ·la firma de quien cobra.